Learning Process

Dalam rangka kegiatan pembelajaran di Fakultas Teknik, Fakultas melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap proses pembelajaran pada setiap program studi di lingkungan Fakultas Teknik. Dalam rangka memonitor dan mengevaluasi proses pembelajaran tersebut, hal-hal nyata yang telah dilakukan oleh Fakultas selama ini adalah melakukan koordinasi kegiatan perencanaan pembelajaran, memfasilitasi dan monitoring proses pelaksanaan pembelajaran dan koordinasi kegiatan evaluasi pembelajaran serta penjaminan mutu pembelajaran.

a.      Perencanaan Kegiatan Pembelajaran

Sebelum dimulai kegiatan pembelajaran di setiap semester, maka Fakultas melakukan rapat koordinasi dengan semua program studi di Fakultas Teknik dalam perencanaan pembelajaran di semester yang akan datang. Kegiatan ini membahas mengenai kesiapan sumber daya manusia dan sarana pendukungnya. Terkait dengan kegiatan perencanaan, maka Fakultas membuat kalender akademik tiap semester yang menjadi acuan tiap program studi dalam pembuatan rencana pembelajaran, yang didasarkan pada kalender akademik universitas. Fakultas juga membantu/menfasilitasi dalam kegiatan penyusunan jadwal kuliah, jadwal ujian tengah dan akhir semester serta kegiatan key in KRS mahasiswa. Dengan variabel jumlah mahasiswa, jumlah kelas, dan jumlah dosen aspek penjadwalan merupakan hal yang vital untuk menjamin proses pembelajaran selanjutnya berjalan dengan lancar. Untuk memastikan tidak terjadi bentrok dalam hal penggunaan ruang maupun jadwal dosen mengajar, fakultas telah memberi fasilitas dalam bentuk software dan operator software penyusunan jadwa perkuliahan dan ujian. SOP dalam hal penyusunan jadwal adalah sebagai berikut:

  1. Masing-masing program studi merancang jadwal secara manual
  2. Rancangan jadwal diserahkan ke fakultas untuk dikompilasi dan disusun secara keseluruhan dengan mempertimbangkan kebutuhan tiap-tiap jurusan dan ketersediaan ruang dan waktu
  3. Jadwal diumumkan kepada dosen dan mahasiswa

Dalam kegiatan persipan ini selain yang telah dijelaskan di atas, peranan Fakultas adalah melakukan pengecekan terhadap kelayakan dari pengampu mata kuliah di semester yang akan dilaksanakan. Selain itu, Fakultas juga berperan dalam penyiapan administrasi yang mendukung pelaksanaan proses pembelajaran, seperti pembagian kelas, pencetakan presensi dan lain sebagainya.

b.      Proses Pembelajaran

Setelah kegiatan perencanaan selesai, maka Fakultas memfasilitasi program studi dalam melaksanakan proses pembelajaran. Pertama, Fakultas menfasilitasi setiap program studi dengan membantu dalam pembagian kelas dan menyiapkan presensi tiap mata kuliah dalam sebuah semester. Fakultas juga melakukan monitoring dan memastikan kegiatan pembelajaran sudah mulai, dengan mengecek kehadiran dosen dan mahasiswa, yang bisa diakses lewat online. Fakultas juga melakukan monitoring terhadap sarana dan prasarana perkuliahan, dan mencari solusi jika ada permasalahan ditemukan di    lapangan.

Koordinasi untuk membahas dan mencari penyelesaian terkait sarana dan prasarana perkuliahan, dilakukan lewat rapat sarpras antara Fakultas dan Universitas yang dilakukan tiap hari Kamis.

Selain itu, Fakultas juga menfasilitasi mahasiswa dalam menyiapkan dan membuat persyaratan administrasi untuk keperluan Tugas Akhir, Kerja Praktek, Bea Siswa dan lain-lain. Fakultas juga mengkoordinasikan kegiatan evaluasi pembelajaran tengah semester dan akhir semester program studi yang ada di Fakultas Teknik,

c.       Evaluasi Pembelajaran

Fakultas Teknik melakukan koordinasi untuk mengevaluasi penyelenggaraan pembelajaran di semua program studi di Fakultas di setiap akhir semester. Kegiatan evaluasi ini dimaksudkan untuk mencari permasalahan yang timbul selama penyelenggaraan pembelajaran di semester yang dimaksud, sebagai bahan perbaikan untuk penyelenggaraan kegiatan pembelajaran di semester berikutnya. Fakultas juga membantu program studi dalam memantau hasil evaluasi pembelajaran yang dikeluarkan oleh dosen, sehingga nilai mahasiswa tiap semester diharapkan masuk dengan tepat waktu.

f.      Kegiatan Penjaminan Mutu

Fakultas membantu dalam kegiatan penjaminan mutu kegiatan akademik di setiap program studi. Fakultas Teknik UMY telah memiliki sistem penjaminan mutu yang terintegrasi dengan sistem penjaminan mutu di tingkat universitas. Dalam sistem tersebut, monitoring dan evaluasi proses pembelajaran didukung dengan adanya Gugus Kendali Mutu (GKM) yang beranggotakan perwakilan dari masing-masing program studi dan fakultas. GKM bertugas melakukan monitoring dan evaluasi terhadap proses pembelajaran baik perkuliahan, praktikum, praktik lapangan, dan ujian. Secara kontinyu setiap semester GKM mengadakan pertemuan dengan mahasiswa dan para penanggungjawab kegiatan akademik untuk mendiskusikan capaian-capaian akademik dan perencanaan mutu akademik. Setiap semester, dalam rangka melakukan monitoring dan evaluasi internal (MONEVIN), GKM menyusun kuesioner dan mengumpulkan data kinerja dari masing-masing program studi untuk mengevaluasi proses pembelajaran yang telah dilaksanakan. Kesimpulan dan temuan hasil evaluasi tersebut dilaporkan kepada Badan Kendali Mutu (BKM) Laporan Kinerja Unit Kerja untuk diolah dan diintegrasikan menjadi Laporan Kinerja Akademik Universitas secara komprehensif dan dilaporkan pada mekanisme Rapat Kerja Tengah Tahunan Universitas (RKTT) pada akhir semester gasal/awal semester genap dan hal yang sama juga dilakukan untuk Rapat Kerja Tahunan (RKT) pada akhir tahun secara kontinyu dan terus menerus.

Pada proses ujian, baik ujian tengah semester maupun ujian akhir semester, fakultas membentuk panitia ujian dan tim piket dosen pengawas ujian. Panitia ujian beranggotakan dosen yang tidak menjabat struktural, para tenaga edukatif, dan para mahasiswa/calon alumni. Tugas pokok dan fungsi dari panitia ujian adalah melaksanakan penyelenggaraan ujian meliputi pendistribusian kartu ujian, pembagian ruangan dan kursi, dan pengelola pelaksanaan ujian.

Bentuk tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi pembelajaran, berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi, pada mekanisme RKTT tersebut dilakukan pemberian penghargaan bagi fakultas dengan kinerja akademik terbaik sebagai bentuk reward/punishment. Selanjutnya fakultas wajib melakukan follow- up terhadap hasil kinerja akademik yang telah disampaikan pada mekanisme RKKT tersebut. Follow up yang dilakukan FT UMY terkait dengan hal tersebut adalah pembahasan pada rapat pimpinan fakultas dan prodi, rapat pleno fakultas, dan rapat senat fakultas. Selain reward/punishment di tingkat universitas, reward dan punishment yang diberikan fakultas kepada personil terkait dengan kinerja akademik dapat berbentuk finansial maupun non finansial seperti: insentif percepatan pengumpulan nilai ujian, teguran lisan dan tertulis, penundaan pelibatan dosen dalam pengujian pendadaran dan skripsi mahasiswa, dan lain- lain. Follow up tersebut merupakan bagian dari usaha fakultas untuk selalu meningkatkan mutu akademik termasuk di dalamnya mutu proses pembelajaran.